Zo vraag je professioneel om de betaling (5 voorbeelden van herinneringen)

Organise

Als eigenaar van een klein bedrijf hebt u waarschijnlijk uw zakelijke boekhoudsoftware gestroomlijnd met als resultaat: u weet precies hoe u uw factuur moet maken en verzendt deze meteen nadat u de werkzaamheden hebt voltooid. Ondanks uw gestroomlijnde proces is het echter vrijwel onvermijdelijk dat enkele van uw klanten hun facturen niet op tijd gaan betalen. En wanneer die dag komt, zult u zich waarschijnlijk afvragen hoe u een betalingsherinnering professioneel kunt verzenden.

Als een klant je niet op tijd betaalt, kom je misschien in de verleiding om het maar te laten zitten om confrontaties te voorkomen. Of, aan de andere kant, zou je het gevoel kunnen hebben dat je heel hard moet zijn als je die e-mail met betalingsachterstand verzendt.

Hoe krijg je dit in evenwicht? Wat is de beste manier om een ​​beleefde betalingsherinneringse-mail te verzenden die stevig genoeg is om je de euro’s te geven die je verdient hebt voor je harde werk?

Met deze vijf professionele betalingsherinnering e-mailsjablonen krijgt u weer grip op uw late betalingen en hopelijk krijgt u uw zeer verdiende euro’s.

Vragen om te late betaling kan lastig zijn, maar de sleutel is om je toon steeds steviger te laten zijn naarmate het aantal mails stijgt. Je zult zowel beleefd als standvastig moeten zijn, maar, afhankelijk van hoe lang de vordering openstaat, je kan je toon wat meer beleefd of wat meer standvastig laten zijn.

We laten u precies zien wat u kan schrijven en wanneer u deze e-mail kunt verzenden:

1. Eerste herinnering: één week vóór de vervaldatum van de factuur
Onderwerp per e-mail: follow-up op factuur #10237

Bericht:

Hallo John Doe,

Ik hoop dat het goed met je gaat. Ik stuur je deze e-mail alleen om je te herinneren dat we de betaling van factuur #10237 (op 25 maart verstuurd), volgende week verwachten.

Je hebt het ongetwijfeld heel druk, maar het zou fantastisch zijn als je even de tijd neemt om deze factuur  te bekijken en te voldoen. Mocht je er nog vragen over hebben, dan hoor ik dat graag.

Alvast bedankt!
Jane Doe

Waarom deze betalingsherinnering werkt: uw eerste herinnering moet kort, vriendelijk en informatief zijn. Het is niet nodig om uw klant lastig te vallen met te veel informatie en u hoeft niet meteen een betaling te eisen omdat de factuur nog niet is betaald. In deze e-mail moet de klant door hebben dat u uw factuurproces goed bijhoudt, zodat u weer contact met hen opneemt als ze hun factuur niet op tijd betalen.

2. Tweede herinnering: op de laatste dag van het betaaltermijn
Onderwerp per e-mail: Factuurnummer 10237 vandaag betalen

Bericht:

Hallo John Doe,

Dit is slechts een herinnering dat de betaling op factuur #10237 (totaal € 5400,-), die we op 25 maart hebben verzonden, vandaag moet worden betaald. U kunt betalen op  ons bankrekeningnummer NL01RABO012345678.

Als u nog vragen heeft, kunt u deze e-mail beantwoorden. Ik hoor het graag.

Bedankt,
Jane Doe

Waarom deze betalingsherinnering werkt: dit is een van de belangrijkste e-mails in de reeks, omdat dit uw eerste call-to-action is en de klant nu vraagt om daadwerkelijk te betalen. Het moet kort zijn, helder, maar toch vriendelijk – die factuur is nog niet achterstallig!

3. Derde herinnering: een week na het verstrijken van de betaaltermijn
Onderwerp per e-mail: Betaling van factuur #10237 is een week te laat

Bericht:

Hallo John Doe,

Uit onze gegevens blijkt dat we nog geen betaling van € 5400,- hebben ontvangen voor factuur #10237, die nu een week te laat is. Ik zou het op prijs stellen als u dit zou kunnen nakijken.

Als de betaling al is gedaan, kunt u deze e-mail negeren. Mocht u de factuur zijn kwijtgeraakt, kunt u me dit laten weten. Ik stuur u dan graag nogmaals de factuur.

Bedankt,
Jane Doe

Waarom deze betalingsherinnering werkt: dit is de eerste e-mail sinds de factuur te laat is, dus u wilt beginnen aan het verstevigen van uw toon. Vermeld details over de factuur, zoals het factuurnummer, het verschuldigde bedrag voor een duidelijkere herinnering aan wat de klant verschuldigd is en per wanneer deze verschuldigd zijn. Bied ook een kopie van de factuur aan, omdat ze soms kwijtraken of per ongeluk worden verwijderd.

4. Vierde herinnering: twee weken na het verstrijken van de betaaltermijn
Onderwerp per e-mail: Factuur #10237 is twee weken te laat

Bericht:

Hallo John Doe,

Ik heb je verschillende keren geschreven om je te herinneren aan het openstaande bedrag van € 5400,- voor factuur #10237. Voor de goede orde: de betaling had twee weken geleden bij ons binnen moeten komen.

Laat het me weten als u vragen heeft over deze betaling. Ik heb ook een kopie van de factuur bij deze e-mail gevoegd, voor het geval het origineel is verloren of verwijderd.

Kan je dit bericht beantwoorden en mij laten weten dat je het hebt ontvangen? Dank je.

Vriendelijke groeten,
Jane Doe

Waarom deze betaling werkt: Oké, nu is het tijd om meer direct te worden. In deze e-mail moet u duidelijk om de betaling vragen en de klant vragen om te bevestigen of hij het bericht heeft ontvangen. Op die manier hebben ze één excuus minder om uw e-mail te negeren.

5. Vijfde en laatste herinnering: één maand na het verstrijken van de betaaltermijn
Onderwerp per e-mail: Factuur nr. 10237 van 25/03/2019 is te laat – betaal zo snel mogelijk

Bericht:

Hallo John Doe,

Dit is nog een herinnering omdat de € 5400,- op factuur #10237 nog niet door ons is ontvangen. Houd er rekening mee dat ik volgens mijn algemene voorwaarden extra rente in rekening mag brengen voor betalingen die meer dan 30 dagen na de vervaldatum zijn ontvangen. (Opmerking: Bekijk eerst uw algemene voorwaarden!)

Nogmaals, neem contact op als u vragen over deze betaling heeft. Zijn er geen vragen, dat vraag ik met klem om de betaling in orde te maken.

Vriendelijke groeten,
Jane Doe

Waarom deze betalingsherinnering werkt: na een volledige maand te laat en verschillende genegeerde pogingen om de klant te bereiken, hebt u het recht om een ​​hardere aanpak te kiezen voor het vorderen van het bedrag. Maar laat het niet persoonlijk worden. Het beschuldigen van uw klant ondermijnt uw professionaliteit.

Wat als e-mailherinneringen voor te late betalingen niet werken?
Als je na een volledige maand nog steeds geen betaling hebt ontvangen, is het tijd om een aanmaning te gaan sturen.

Wees eerlijk: als u zich zorgen maakt over de mogelijkheid dat u te laat wordt betaald, moet u uw klant voorzichtig wijzen op uw terugbetalingsvoorwaarden, hetzij vóór of direct na het tekenen van de overeenkomst. Op die manier laat u niet aan het toeval over dat uw klant uw terugbetalingsvoorwaarden (zorgvuldig) zal lezen wanneer zij hun eerste factuur ontvangen.

Houd er altijd rekening mee dat late betalingen zelden een persoonlijke belediging zijn. Meestal zijn deze klanten gewoon druk bezig geweest, afgeleid of hebben ze te maken met een overvolle e-mailinbox en vergeten ze je factuur.

Dus, of u nu een eerste herinnering stuurt over een dreigende te late betaling, of als u al wekenlang achter uw euro’s aan mailt, herinner uzelf eraan dat u en uw klant beide mensen zijn. En mensen maken fouten!

Met die houding kunt u zelfs op een nette manier een stevigere aanpak kiezen om uw betaling te krijgen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *